Análise da Canon USA Inc |

À medida que muitas empresas mudam para um escritório sem papel, o melhor software de gerenciamento de documentos foi projetado para tornar o armazenamento e o gerenciamento de todos os seus arquivos fácil e eficiente, tanto offline quanto online. Segurança, acessibilidade e usabilidade são fatores importantes a serem considerados ao escolher o software de gerenciamento de documentos certo para o seu negócio.

Na nossa Canon USA Inc revisão, olhamos para as soluções de gerenciamento de documentos que eles fornecem e como sua oferta se compara aos maiores concorrentes no mercado.

Canon USA Inc: Planos e preços

Como muitas empresas que oferecem serviços de gerenciamento de documentos, a Canon oferece soluções personalizadas. A falta de pacotes padrão significa que você precisará entrar em contato com a Canon para uma cotação, onde os preços e as soluções serão baseados no tamanho e nas necessidades do seu negócio.

Os planos podem incluir soluções de armazenamento em nuvem, ferramentas de gerenciamento de conteúdo, sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, soluções de segurança integradas e serviços de usuário remoto, como digitalização e impressão.

Canon USA Inc: Recursos

Os pacotes de gerenciamento de documentos da Canon vêm com uma seleção impressionante de recursos que são perfeitos para pequenas e médias empresas.

Todo o seu software é fornecido por terceiros. Por exemplo, eles usam a tecnologia da Then para o armazenamento, digitalização e gerenciamento de documentos, enquanto o mxHero é usado para digitalizar e armazenar emails, junto com quaisquer anexos.

Trabalho móvel e remoto

Um dos pontos fortes de venda do software da Canon é sua acessibilidade segura a partir de dispositivos móveis ou remotos. Impressão e digitalização móveis são suportadas e, ainda mais importante, essas opções são seguras – você não precisa se preocupar com a transferência de dados confidenciais. Na verdade, o software da Canon é usado por alguns órgãos governamentais, o que deve lhe dar paz de espírito.

Arquivamento automatizado

Salvar documentos no lugar certo é rápido e fácil com o sistema de digitalização intuitivo, seja usando um scanner físico para cópias impressas ou arquivando anexos diretamente de e-mails em armazenamento baseado em nuvem.

O software pode reconhecer códigos de barras, números de faturas e palavras-chave predeterminadas para arquivar documentos corretamente. Os e-mails também podem ser preenchidos ou arquivados automaticamente junto com seus anexos. Pesquisar documentos depois de salvos é igualmente fácil.

Gerenciamento e análise de fluxo de trabalho de documentos

Configure regras digitalizadas para arquivamento de documentos para gerenciar e automatizar seu fluxo de trabalho de documentos, avisando os usuários quando eles precisam realizar ações específicas para concluir tarefas. As ferramentas de análise permitem que você veja onde estão as ineficiências em seu fluxo de trabalho – observe quais tarefas estão demorando muito e use os dados para personalizar ainda mais seu software para automatizar essas necessidades.

Canon USA Inc: Interface e em uso

A interface do usuário é modelada no Windows File Explorer, portanto, deve ser direta para usuários do Windows. Os arquivos também podem ser acessados ​​diretamente por meio do File Explorer, em vez de por meio de um sistema separado, o que torna a navegação amigável.

Muitas das funções são integradas aos seus sistemas existentes e automatizadas, incluindo o backup de e-mails e anexos. Uma configuração mais longa – escolhendo suas configurações, palavras-chave e outras regras para impressão e arquivamento – é necessária para garantir que essa automação seja usada com o máximo efeito, mas após o trabalho inicial, você economizará tempo.

Canon USA Inc: Suporte

Os usuários da Canon podem entrar em contato com a equipe de suporte da Canon por telefone ou por e-mail. Não há bons conselhos de suporte diretamente no site da Canon, mas você encontrará informações mais completas nos sites das duas soluções de software de terceiros que ela oferece.

Com os produtos mxHero, você terá acesso a uma página de perguntas frequentes completa. Se você não conseguir encontrar o que procura, existe um sistema de tíquetes para falar diretamente com alguém da equipe.

Os usuários dos produtos Portanto têm acesso a uma extranet com orientações sobre como utilizar seus produtos. Você será direcionado pela equipe Portanto para a equipe de suporte da Canon para qualquer dúvida não respondida sobre este sistema.

Canon USA Inc: Segurança

O software da Canon oferece maneiras de rastrear e gerenciar o acesso a informações confidenciais e controlar a impressão de documentos confidenciais. A equipe da Canon personalizará as configurações de segurança para suas cópias impressas e documentos eletrônicos de acordo com as necessidades de cada departamento.

O software de autenticação, como One Login, Azure Active Directory, Open ID e OKTA, tem suporte para fornecer uma camada extra de segurança de acesso. Permissões de sistema personalizadas e trilhas de auditoria fornecem segurança adicional. Para serviços de backup de e-mail como o mxHero, existem sistemas integrados de detecção de intrusão que monitoram atividades maliciosas ou violações de políticas.

No entanto, apesar de todas as afirmações ousadas da Canon sobre segurança premiada, há uma quantidade decepcionante de detalhes sobre como ela planeja manter seus dados protegidos.

A competição

O software de gerenciamento de documentos da Canon carece das empolgantes opções de integração de concorrentes como o Docuware, que pode ser conectado a mais de 500 aplicativos de terceiros. O software da Canon se integra melhor com produtos Microsoft e software em nuvem, como o SharePoint.

O Templafy também tira a Canon da água com sua compatibilidade com qualquer dispositivo. Ele é mais bem projetado para atender às diversas demandas das empresas modernas e é um dos sistemas de gerenciamento de documentos mais adaptáveis ​​que existe. Em comparação, a lealdade da Canon à Microsoft fornece certas limitações para empresas que usam sistemas operacionais e software alternativos.

Veredicto final

Embora as soluções de gerenciamento de documentos da Canon ofereçam recursos abrangentes e segurança sólida, há melhores opções no mercado para empresas empreendedoras e inovadoras. A empresa faz exatamente o que diz que fará, e faz isso muito bem, mas há pouco o que entusiasma com a oferta da Canon.

Em um mundo onde muitas empresas operam online, sentimos que o sistema de gerenciamento de documentos da Canon precisa se integrar a mais aplicativos fora do portfólio da Microsoft se quiser permanecer competitivo.

No entanto, se você não se importa com a integração de aplicativos de terceiros e simplesmente deseja um software de gerenciamento de documentos que seja seguro, completo e projetado para aumentar a eficiência de sua empresa, então é uma boa opção.