Revisão do Zoho Docs |

A Zoho é uma respeitada empresa de software indiana que fabrica várias ferramentas de produtividade baseadas na web para indivíduos e empresas. Emprega mais de 12.000 pessoas em todo o mundo, com escritórios na Índia, China, EUA, Japão e muitos outros países.

Zoho Docs (abre em nova aba) é uma das ferramentas de software mais conhecidas da Zoho. É um aplicativo online usado para criar, armazenar, compartilhar e colaborar em documentos de vários formatos de arquivo. Tem duas funções principais; armazenamento de documentos e edição de documentos.

Testamos o Zoho Docs extensivamente para fornecer uma análise detalhada e imparcial. Nossa análise é baseada em critérios específicos, incluindo preços, recursos, facilidade de uso, suporte ao cliente, etc.

Planos e preços

O Zoho Docs tem um nível gratuito (abre em nova aba) mas com recursos limitados. O pacote gratuito oferece apenas 5 GB de armazenamento e um limite de upload de arquivos de 1 GB por usuário. Ele também limita o número de usuários corporativos em 25. Você precisará do nível pago para aproveitar ao máximo o software.

O Zoho Docs tem dois níveis pagos; Padrão e Premium. o Padrão (abre em nova aba) O nível custa US$ 5 por usuário mensalmente e Prêmio (abre em nova aba) $ 8 por usuário mensalmente. A Zoho oferece um desconto de 20% para todos os planos se você pagar anualmente.

Abaixo está uma lista dos recursos específicos das três camadas do Zoho Docs;

Livre

• 5 GB de armazenamento/usuário
• Sincronização da área de trabalho
• Limite de upload de arquivo de 1 GB
• Pacote Zoho Office
• Controles administrativos
• Versão de arquivo (até 25 versões)
• Colaboração segura de arquivos
• Bate-papo no aplicativo
• Autenticação de dois fatores
• Aplicativo móvel
• Notificação de Email

Padrão

Tudo no nível Gratuito mais:

• 100 GB de armazenamento/usuário
• Limite de upload de arquivo de 5 GB
• Versões de arquivos ilimitadas
• Integração GApp
• Links protegidos por senha/expiração
• Enviar arquivos para usuários que não são do Zoho Docs
• Análise e relatórios avançados
• Trilha de auditoria (detalhes de atividades de membros individuais da equipe)
• Marca personalizada
• Compartilhamento de grupo

Prêmio

Tudo no nível Standard mais:

• 1 TB de armazenamento/usuário
• Limite de upload de arquivo de 25 GB
• Integração SSO baseada em SAML
• Suporta grupos do Active Directory
• Transferir a propriedade do arquivo durante a saída
• eDiscovery (Encontre qualquer arquivo na conta da organização)
• Recuperação ilimitada de arquivos
• Entrada de e-mail
• Tarefa e lembretes

Recursos

O Zoho Docs tem muitos recursos projetados para ajudá-lo a gerenciar documentos da maneira mais suave e segura possível. Eles incluem;

Você pode fazer upload de vários arquivos de uma só vez, incluindo os grandes. É muito mais conveniente fazer upload de vários arquivos coletivamente do que individualmente para armazenamento.

Armazenar e gerenciar arquivos grandes pode ser difícil. O Zoho Docs permite que você mantenha quantos arquivos quiser, desde que pague pelo espaço necessário. Arquivos grandes típicos que você pode armazenar incluem vídeo, áudio ou até bancos de dados inteiros.

Você pode pagar por armazenamento extra ou atualizar para uma versão superior se atingir o limite de espaço alocado para sua camada do Zoho Docs. A empresa cobra US$ 3 por 10 GB de armazenamento adicional.

Você pode enviar documentos diretamente de seu e-mail para o armazenamento em nuvem do Zoho Docs. Para fazer isso, o Zoho simplesmente fornece um e-mail vinculado à sua conta do Zoho Docs. É mais conveniente enviar um documento diretamente por e-mail em vez de baixá-lo e reenviá-lo no Zoho Docs.

Organizar

O Zoho Docs permite que você armazene e organize arquivos online da mesma forma que faria em seu PC offline. Você pode criar pastas e subpastas para mantê-los ou categorizar arquivos por tipos, funções, datas ou muitas outras métricas.

É essencial organizar seus arquivos da melhor maneira possível, para que você os encontre facilmente. O Zoho Docs permite que você faça exatamente isso.

O Zoho Docs permite fazer backup de arquivos e restaurá-los posteriormente. Esse recurso é fundamental porque você pode perder arquivos a qualquer momento devido a erros e não quer ficar preso. Se você, infelizmente, for vítima de perda de dados, o Zoho Docs o protege.

Sincronização da área de trabalho

Você pode sincronizar arquivos de computadores Windows, Mac ou Ubuntu Linux com o armazenamento em nuvem do seu Zoho Docs. Com a sincronização da área de trabalho, você pode trabalhar em arquivos offline e todas as alterações serão sincronizadas automaticamente com o armazenamento do Zoho Docs assim que o PC ficar online.

A sincronização da área de trabalho também permite transferir pastas ou subpastas inteiras para o Zoho Docs sem alterar o pedido. Da mesma forma, você pode compartilhar filmes ou outros arquivos grandes com seus colegas simplesmente arrastando e soltando-os na pasta Zoho Docs.

A comunicação e a colaboração são princípios críticos em todas as organizações, e o Zoho Docs oferece bons recursos para essa finalidade. Ele permite que as equipes corporativas compartilhem documentos de forma transparente e os editem de forma colaborativa em tempo real.

Aqui está um exemplo simples do utilitário que o Zoho Docs atende em uma empresa. Imagine uma equipe de jornalistas trabalhando em uma longa e detalhada história investigativa. Eles podem usar o Zoho Docs para editar a história em tempo real e adicionar ou remover as partes que julgarem adequadas.

O Zoho Docs também oferece bate-papo no aplicativo para usuários corporativos. Dessa forma, os membros da equipe podem facilmente compartilhar ideias, obter feedback e implementá-los quando necessário. O recurso de bate-papo está disponível em qualquer tipo de documento.

As equipes corporativas também podem configurar tarefas e lembretes para delegar trabalho entre os membros.

Esse recurso está relacionado ao compartilhamento e colaboração em grupo. O Zoho Docs permite controlar quem tem acesso aos documentos em uma equipe por meio de senhas. Os usuários individuais também podem utilizar esse recurso para proteger documentos confidenciais.

Todos os arquivos no Zoho Docs são criptografados por padrão para impedir o acesso não autorizado. Zoho usa uma chave de 2048 bits baseada em RSA para criptografar arquivos em seu armazenamento em nuvem.

Você pode habilitar a autenticação de dois fatores no Zoho Docs para impedir qualquer acesso não autorizado à sua conta. Permitir requer duas formas de identificação distintas e separadas para acessar sua conta. O primeiro pode ser o seu e-mail e o outro o seu número de telefone.

Aconselhamos que todos os usuários ativem a autenticação de dois fatores para fornecer uma camada extra de proteção além de um nome de usuário e senha para sua conta.

Você pode atribuir a um usuário direitos administrativos em uma empresa. Este administrador pode adicionar membros e atribuir privilégios de acordo com as políticas organizacionais. Eles podem pesquisar e visualizar qualquer arquivo criado por um usuário em sua organização e assim por diante.

O Zoho Docs pode gerar estatísticas e relatórios de usuários relevantes para cada documento. Por exemplo, você pode obter um resumo rápido de todas as vezes que um documento que você criou foi acessado ou modificado.

O Zoho Docs tem aplicativos móveis iOS e Android dedicados. No entanto, esses aplicativos não oferecem todas as funcionalidades da interface baseada na web.

Interface e em uso

A interface do Zoho Docs é principalmente baseada na web. Possui aplicativos móveis dedicados, mas eles não possuem todas as funcionalidades do aplicativo da web.

O primeiro requisito para usar o Zoho Docs é criar uma conta Zoho. Você pode usar uma única conta para acessar todos os serviços Zoho. Depois de criar a conta, você pode começar a usar o aplicativo de gerenciamento de documentos, seja o nível gratuito ou pago.

A interface do usuário do Zoho Docs pode ser confusa no início devido a muitos recursos. No entanto, você deve se acostumar com a prática regular.

Apoio, suporte

A Zoho oferece suporte ao cliente por e-mail, chat ao vivo ou telefone. As empresas também podem pagar por um pacote de suporte dedicado com um representante técnico designado.

A competição

O Zoho Docs tem muitos concorrentes, como Espaço de trabalho do Google (abre em nova aba) e Microsoft OneDrive (abre em nova aba). Eles oferecem funcionalidades semelhantes e têm preços comparáveis. No entanto, o Google Workspace supera o Zoho em facilidade de uso e suporte técnico.

Veredicto final

O Zoho Docs é uma excelente plataforma de gerenciamento de arquivos para indivíduos e empresas. É uma ferramenta perfeita para criar, armazenar e editar arquivos online, seja para um único usuário ou para funcionários de uma empresa. Recomendamos para todos que desejam gerenciar seus vastos documentos com o mínimo de estresse possível.